Kintoneの基本機能だけで通知メールをちょっぴりカスタマイズする方法
Kintoneはなかなか便利なサービスです。
Kintoneはプログラミングの知識がなくても業務アプリを作れる便利なサービスです。
交通費申請や経費申請などの業務フローも[プロセス管理]の設定で細かく設定できます。
参考 : プロセス管理でできること - kintone ヘルプ
[プロセス管理]のなかで[ステータス]が更新されるとメール通知が送信されます。
ただ、メール通知は基本的に件名と本文が決まっています。
Q メール通知の本文を変更したいです。レコードのすべての情報を表示したいです。
A メール通知の本文を変更する機能は未搭載です。(省略)
よくあるご質問 | メール通知の本文を変更したいです。レコードのすべての情報を表示したいです。 - aq.cybozu.info
メール通知の件名は、メール通知の件名 - kintone ヘルプで確認できます。
メール通知に埋め込まれる[レコードのタイトル]だけは設定できます。
メール通知の件名と本文には、[レコードのタイトル]というものが埋め込まれます。 この[レコードのタイトル]に設定でるものにはいくつかあります。
レコードタイトルには、次の種類のフィールドを指定できます。
- レコード番号
- 文字列（1行）
- 文字列（複数行）
- リッチエディター
- 数値
- 計算
- ルックアップ
[レコードのタイトル]に設定できる フィールドは1つ なのですが、とても便利なのでこの[レコードのタイトル]を利用してメール通知をちょっぴりカスタマイズしたいと思います。
通知メールに複数のフィールド情報を設定します。
Kintoneテンプレートにある[交通費申請]アプリをちょっぴりいじってやってみました。
「タイトル」が設定されている場合の通知メール
テンプレートにある[交通費申請]アプリでは、[レコードのタイトル]に「タイトル」が設定されていました。
設定方法
今回は、メールに「社員番号」と「申請者」両方の情報があったらいいのに・・・という要望があったという想定です。
1. [レコードのタイトル]に設定するフィールドを作成します。
メール通知の件名に埋め込まれる文字になるので[文字列（1行）]フィールドでシンプルに作成します。 あまり長い文字列だとメールの件名が見にくくなっちゃいますからね。
ポイントは追加するフィールドで「メール通知に入れたい情報を文字列連携させる」ということです(というよりこれが全てです)。 文字列の連結方法は、[&演算子]文字や数値の結合 - kintone ヘルプに説明があるので参考にします。
ちなみに「社員番号」と「申請者」の設定は以下のようにしていました。
| フィールドの種類 | フィールド名 | フィールドコード |
|---|---|---|
| 数値 | 社員番号 | fc_社員番号 |
| 作成者 | 申請者 | fc_申請者 |
2. レコードのタイトルに作ったフィールドを設定します。
参考 : レコードタイトルを設定する - kintone ヘルプ
3. 作ったフィールドを見えないように権限設定します。
作ったフィールドは、メール通知で使いたいだけなので入力する時に見る必要はないので、見えないように設定します。
参考 : フィールドにアクセス権を設定する - kintone ヘルプ
4. アプリを更新します。
アプリを更新する前に設定した一部の内容は[アプリの動作テスト]から動かして確認することができます。 しかし、メール通知は送信されないので注意してください。
動作テスト環境でできないこと
テスト環境では、次の設定や操作はできません。(省略)
・通知は送信されません。
このやり方は完璧ではありません。
今回ご紹介した方法では、メールの件名と本文を完全に任意の内容に変えられるわけではありません。 また、フォームに設定されたフィールドを使用するので通知を行う各アプリでそれぞれ設定しなければなりません。
そして、Kintoneのメールをカスタマイズする方法はいくつかあります。
- 有料のプラグインやサービスを使う
- 自分で他のサービスと連携させる
しかし、メール通知を受信する人がメール通知を受信しないように設定できます。
どんなにお金と時間と労力をかけても「メール通知を受信しないように設定」してたら・・・。
たとえ、外部サービスなどを利用してメール通知の設定に関わらずメールを送信できたとしても「受信しないように設定したのにメール送らないでよ！」と思われたら悲しいですよね。
そんな時は、今回ご紹介した完璧ではないけど簡単にできるやり方もカスタマイズの候補として考えてみてもいいかもしれません。
